مدیریت خرید و تدارکات در پروژه

مدیریت خرید و تدارکات در پروژه

---

خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به هدفهایشان است. در پروژه های پیمانکاری و طرح های سرمایه گذاری نیز خرید و تدارکات مواد اولیه ، نیروی انسانی و ... بخش عمده‌ای از فعالیتهای تیم پروژه را به خود اختصاص می دهد. در طرحهای عمرانی و سرمایه گذاری ، مقصود از خرید ، تنها برآوردن نیازمندیهای پروژه نیست ، بلکه هدف از خرید ، دستیابی به مواد مورد نیاز پروژه ، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز ، برای رسیدن به موقعیت نهایی و تحویل به موقع طرح سرمایه گذاری است.

اهمیت دیگر فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان ، از جمله : خرید ، مالی ، انبارداری ، پرسنلی ، تولید ، تعمیر و نگهداری ، طراحی و تحقیق و توسعه ، مهندسی و ... بوده ، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان ، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها ، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها و به ویژه در سازمانهای مجری پروژه ها ، به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.

مدیریت خرید و تدارکات پروژه ، تمامی امور مرتبط با خرید بهنگام کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها و عملکرد پروژه را شامل می شود. تدارکات ، طیف وسیعی از اقلام ، مانند : تهیه نقشه و طرحهای اولیه ، مواد اولیه ، امکانات و تجهیزات ، نیروی انسانی و خدمات تخصصی و ... را در بر می‌گیرد که باید در زمان مورد نیاز از تهیه کنندگان و تامین کنندگان آنها دریافت شود. همچنین اگر چه در بیشتر مواقع منظور از تدارکات پروژه ، عبارت است از انجام مراحل لازم برای تهیه کالا و خدمات از منابع خارج از سازمان ، ولی بخش با اهمیتی از وظایف مدیران پروژه ، تهیه لوازم مورد احتیاج پروژه در داخل و با استفاده از ظرفیتهای تولیدی در درون پروژه است.

امروزه با رشد تکنولوژی ، به ویژه در زمینه تکنولوژی اطلاعات ، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است و جامعه و سازمانها به صورت روز افزون تاثیر رقابتهای شدید ، فعالیتهای تجاری جدید ، کیفیت ، طراحی محصول و فرایندها ، تمرکز و غیر متمرکز بودن ، نوآوری ، اطمینان از عرضه بلند مدت محصول و ... را مشاهده می کنند. از سوی دیگر ، مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه حل جامع ، منظم و سیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران ، یعنی فرآیندهای استعلام ، مناقصه ، خرید ، نظارت و کنترل دقیق تر فرآیند خرید می‌انجامد. فرایندهای به کار گرفته شده در مدیریت خرید و تدارکات ، ثبت دقیق و اتوماسیون فرایندهای خرید و تدارکات و بهینه سازی تعاملات و ارتباط های تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهینه سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور ، ممکن می سازد. هدف نهایی از مدیریت خرید وتدارکات پروژه ، به پایان رساندن و تحویل به موقع و کیفی طرح است.

اهمیت خرید و تدارکات بهنگام

درسیستم بهنگام (JIT) ، مواد و خدمات مورد نیاز پروژه دقیقا در زمانی که به آن نیاز است ، تامین می شود. در پروژه هایی که از سیستم تدارکات بهنگام استفاده می‌ کنند ، زمان خرید خود را در سفارشهای کوچک ، درست موقعی که بخواهند نیازهای طرح را مرتفع سازند ، برنامه ‌ریزی می کنند.

جریان سفارش معمولا از لحظه اعلام نیاز توسط تیم اجرای پروژه آغاز می ‌شود. فرایند خرید و تدارکات بر اساس کشش تقاضا سازماندهی می ‌شود. تامین کنندگان نیز باید فرهنگ و آمادگی ارسال مواد سالم و بی ‌عیب و نقص به صورت مکرر و در مقادیر کوچک را داشته باشند. در این سیستم ، ذخیره سازی و انبارداری مواد و ملزومات به حداقل می ‌رسد ولی خطر ایجاد اختلال در فرایند تولید افزوده می شود. در سیستم بهنگام ، پیوند های محکمی از راه انعقاد و برقراری قراردادهای غیر رسمی بین تامین کنندگان و مشتریان برقرار می ‌شود و هر دو طرف ضمن آشنایی از شرایط و نیازهای یکدیگر و به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و دانش خود ، اقدام به انجام مبادله می کنند.

مقادیر کوچک سفارش داده شده ، باید بلافاصله و در کمترین زمان پس از انجام سفارش به محل مورد نیاز پروژه ارسال شود. سیستم بهنگام ، سیستمی بسیار جامع است و هنگامی که تصمیم به استفاده از آن گرفته می شود ، می بایستی پس از انجام مقدمات مورد نیاز ، کل سازمان را در بر گیرد. سیستم‌های بهنگام بدین منظور طراحی شده اند که از اتلاف منابع جلوگیری کنند. در حقیقت بسیاری از افراد ، سیستم بهنگام را به جای اینکه نوعی سیستم خاص تلقی کنند ، از آن به عنوان فلسفه کلی حذف اتلاف منابع یاد می کنند. تیم های پروژه ای که از سیستم بهنگام استفاده می کنند سعی دارند تا زمانهای انجام مراحل مختلف سفارشها را به حداقل برسانند. به کارگیری مناسب سیستم تدارکات بهنگام نه تنها باعث ایجاد تاخیر در فرایند تکمیل طرح نمی شود ، بلکه به بهبود مستمر و افزایش انعطاف ‌پذیری در راستای برنامه های زمانبندی نیز می ‌انجامد.

انجام آموزشهای لازم برای کارکنان و تهیه کنندگان و برقراری روابط و فرهنگ کاری قوی با فروشندگان از راه آموزش و بستن قراردادهای کامل ، گام بلندی در راه استقرار یک سیستم تدارکات بهنگام است. باید دقت شود که منظور از خرید و تدارکات بهنگام ، خرید و تدارکات زود هنگام یا پیش از موقع نیست و یا نباید رویه ای را دنبال کرد که به آنها ختم شود. تدارکات زود رس باعث معطل ماندن امکانات و منابع نقدی شده ، نشانه ‌ای از برنامه ‌ریزی ضعیف است. سیستم بهنگام نیاز به ذخیره ‌‌سازی را کم کرده ، به استفاده کارا از جریانات نقدینگی کمک می کند ولی ریسک عدم تحویل به موقع و تاخیر در برنامه ریزی سفارشها را افزایش می ‌دهد.